Ενημέρωση Προμηθευτών / Συνεργατών

ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΤΩΝ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΩΝ/ΣΥΝΕΡΓΑΤΩΝ ΤΗΣ ΑΝΩΝΥΜΗΣ ΕΤΑΙΡΕΙΑΣ ΜΕ ΤΗΝ ΕΠΩΝΥΜΙΑ «ΤΕΚΜΕΛΛΟΝ Α.Ε.» και τον διακριτικό τίτλο “TECHMELLON” ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ ΤΩΝ ΠΡΟΣΩΠΙΚΩΝ ΤΟΥΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΣΥΜΦΩΝΑ ΜΕ ΤΟΝ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟ (ΕΕ) 2016/679 ΚΑΙ ΤΗ ΣΥΝΑΦΗ ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΝΟΜΟΘΕΣΙΑ

Η ανώνυμη εταιρεία με την επωνυμία «ΤΕΚΜΕΛΛΟΝ Α.Ε.» και τον διακριτικό τίτλο "TECHMELLON", η οποία εδρεύει στο Ψυχικό Αττικής, οδ. Λαλέχου αρ. 1, Τ.Κ.15451 (εφεξής «Εταιρεία»), λαμβάνοντας υπόψη ότι τα προσωπικά δεδομένα των προμηθευτών της καθώς και των συνεργατών της είναι εξαιρετικής σημασίας, σας ενημερώνει διά του παρόντος σύμφωνα με τον Κανονισμό (ΕΕ) 2016/679 και τις σχετικές διατάξεις της κείμενης ελληνικής νομοθεσίας περί προστασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, υπό την ιδιότητά της ως υπευθύνου επεξεργασίας για το είδος των προσωπικών δεδομένων που συλλέγει, για τον σκοπό της επεξεργασίας τους, τις νομικές βάσεις επεξεργασίας, τους αποδέκτες τους, το χρόνο τήρησής τους, καθώς και για τα δικαιώματά σας ως προμηθευτών/συνεργατών της Εταιρείας.

1. Ποιοι λογίζονται ως προμηθευτές/συνεργάτες

Ως προμηθευτές/συνεργάτες για τους σκοπούς της παρούσας νοούνται οι προμηθευτές/συνεργάτες, οι οποίοι παρέχουν στην Εταιρεία προϊόντα ή/και υπηρεσίες, είτε με σύμβαση παροχής προμήθειας ή σύμβαση έργου, ή/και με σύμβαση παροχής ανεξάρτητων υπηρεσιών και οι εργαζόμενοι των εν λόγω προμηθευτών/συνεργατών.

2. Συλλογή προσωπικών δεδομένων

H Εταιρεία συλλέγει και επεξεργάζεται τα προσωπικά δεδομένα που είναι απολύτως απαραίτητα για την επίτευξη του εκάστοτε επιδιωκόμενου σκοπού επεξεργασίας. Τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα συλλέγονται, είτε συλλέγονται απευθείας από εσάς κατά το στάδιο έναρξης της συνεργασίας σας με την Εταιρεία ή στο πλαίσιο της υφιστάμενης συμβατικής σχέσης και της παροχής των υπηρεσιών ή προϊόντων σας. Ενδεικτικά, συλλέγουμε τις κάτωθι κατηγορίες δεδομένων:

• Βασικά Στοιχεία φυσικού προσώπου ( π.χ. όνομα, επώνυμο, τηλέφωνο, Email, ΔΟΥ, κ.λπ.)
• Οικονομικά δεδομένα (π.χ. ποσό τιμολόγησης, στοιχεία τραπεζικού λογαριασμού κ.λπ.)
• Μοναδικά αναγνωριστικά (π.χ. ΑΦΜ)

Ειδικότερα, η συλλογή των δεδομένων πραγματοποιείται μέσω:

ηλεκτρονικής επικοινωνίας, όπως μέσω εταιρικών λογαριασμών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (Gmail), πλατφορμών ανταλλαγής αρχείων και αποθήκευσης (OneDrive) ή άλλων πληροφοριακών συστημάτων που χρησιμοποιούνται στο πλαίσιο της συνεργασίας,

των πληροφοριακών συστημάτων τρίτων παρόχων, όπως της πλατφόρμας myDATA της ΑΑΔΕ, στο πλαίσιο της τιμολόγησης και των πληρωμών.

Σε κάθε περίπτωση, η Εταιρεία συλλέγει μόνο τα δεδομένα που είναι αναγκαία για τη διαχείριση της συνεργασίας μας, την εκπλήρωση των συμβατικών και νομικών της υποχρεώσεων και την ορθή λειτουργία των υπηρεσιών της.

Σκοπός επεξεργασίας των δεδομένων

Τα προσωπικά δεδομένα που συλλέγονται από την Εταιρεία αποτελούν αντικείμενο επεξεργασίας αποκλειστικά, με σκοπό τη διαχείριση της συνεργασίας με προμηθευτές/συνεργάτες (π.χ. αξιολόγηση και επιλογή συνεργασιών, εκτέλεση συμβάσεων, διαχείριση παραγγελιών, παραδοτέων, χρονοδιαγραμμάτων, υποχρεώσεων).

τη διερεύνηση τυχόν περιστατικού παραβίασης προσωπικών δεδομένων, ανακοίνωσής του σε εσάς, εφόσον επηρεάζεστε από αυτό, και της καταχώρισης του περιστατικού στο σχετικό εσωτερικό αρχείο της Εταιρείας («αρχείο τεκμηρίωσης περιστατικών παραβίασης»), οπότε, στην περίπτωση αυτή η επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων να πραγματοποιείται για την εκπλήρωση των έννομων υποχρεώσεων της Εταιρείας, όπως απορρέουν από τα άρθρα 33 και 34 του ΓΚΠΔ.

Νομική βάση επεξεργασίας των δεδομένων

Η επεξεργασία των δεδομένων σας είναι απαραίτητη για την αξιολόγηση και επιλογή συνεργασιών και για την εκτέλεση της μεταξύ μας σύμβασης καθώς και για την εκπλήρωση των έννομων υποχρεώσεων της Εταιρείας σύμφωνα με τα άρθρα 33 και 34 ΓΚΠΔ, αναφορικά με τη διερεύνηση περιστατικών παραβίασης προσωπικών δεδομένων, την ενημέρωση των υποκειμένων όταν απαιτείται και την καταχώριση του περιστατικού στο εσωτερικό αρχείο τεκμηρίωσης παραβιάσεων.

Αποδέκτες των προσωπικών δεδομένων

Αποδέκτες των δεδομένων σας είναι το απαραίτητο, σε κάθε περίπτωση, προσωπικό της Εταιρείας το οποίο έχει λάβει τη δέουσα ενημέρωση για την ασφαλή επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων.

Επιπροσθέτως, αποδέκτες των δεδομένων σας είναι:

Φυσικά και νομικά πρόσωπα, στα οποία η Εταιρεία αναθέτει την εκτέλεση συγκεκριμένων εργασιών για λογαριασμό της όπως, πάροχοι υπηρεσιών ηλεκτρονικής αλληλογραφίας, όπως ενδεικτικά η Google Ireland Ltd. ως πάροχος υπηρεσιών ηλεκτρονικής αλληλογραφίας και συναφών υπηρεσιών cloud, πάροχοι υπηρεσιών πληροφορικής, υποστήριξης και συντήρησης συστημάτων. Τα συνεργαζόμενα πρόσωπα, τα οποία ενεργούν ως εκτελούντες την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων, έχουν πληροφορηθεί και δεσμευτεί εκ των προτέρων για την τήρηση της εμπιστευτικότητας των δεδομένων σας, γνωρίζουν και ακολουθούν τις οδηγίες μας σχετικά με την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων και λαμβάνουν όλα τα κατάλληλα μέτρα για την προστασία αυτών.

Tο τραπεζικό ίδρυμα στο οποίο πραγματοποιείται η κατάθεση για την εκτέλεση πληρωμών και τη διεκπεραίωση των σχετικών συναλλαγών

Εποπτικές, ελεγκτικές, ανεξάρτητες, δικαστικές, δημόσιες ή/και λοιπές αρχές και φορείς στο πλαίσιο των εκ του νόμου αρμοδιοτήτων, καθηκόντων και εξουσιών τους (όπως ΑΑΔΕ για σκοπούς ηλεκτρονικής διαβίβασης τιμολογίων και φορολογικής συμμόρφωσης μέσω της πλατφόρμας myDATA.) όταν η διαβίβαση σε αυτές απαιτείται από τον νόμο ή προβλέπεται από αυτόν, όπως και ορκωτοί ελεγκτές ή ελεγκτικές εταιρίες, δικηγόροι, δικαστικοί επιμελητές, συμβολαιογράφοι όταν η διαβίβαση σε αυτούς είναι απαραίτητη για την εκπλήρωση συμβατικών υποχρεώσεων της Εταιρείας ή για την άσκηση των δικαιωμάτων της και την προάσπιση των συμφερόντων της ή εφόσον αυτό επιβάλλεται από νομοθετικές διατάξεις ή δικαστικές αποφάσεις ή κανονιστικές αποφάσεις της Αρχής Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα ή άλλων ανεξάρτητων αρχών.

Κάθε άλλος αποδέκτης για την διαβίβαση στον οποίο υφίσταται έννομη υποχρέωση της Εταιρείας ή ο οποίος έχει εκ του νόμου δικαίωμα προς λήψη των δεδομένων.

Διαβιβάσεις δεδομένων σε χώρες εκτός Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου (Ε.Ο.Χ.) ή σε διεθνή οργανισμό

Για τους σκοπούς επεξεργασίας που αναλύονται ανωτέρω, η Εταιρεία δεν διαβιβάζει τα δεδομένα σας εκτός Ε.Ο.Χ. Μόνο κατ’ εξαίρεση, τα δεδομένα σας ενδέχεται να διαβιβαστούν σε χώρες εκτός Ε.Ο.Χ. στο πλαίσιο χρήσης συγκεκριμένων πληροφοριακών συστημάτων και υπηρεσιών λογισμικού, όπως στις Ηνωμένες Πολιτείες της Αμερικής, στο Ισραήλ και στο Ηνωμένο Βασίλειο, λόγω της χρήσης υπηρεσιών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (Gmail – Google Ireland), υπηρεσιών αποθήκευσης και συνεργασίας (OneDrive – Microsoft), καθώς και άλλων πληροφοριακών συστημάτων που χρησιμοποιούνται για τη διαχείριση της συνεργασίας και την εκτέλεση πληρωμών.

Η διαβίβαση των δεδομένων σας, εκτός ΕΟΧ, για τους παραπάνω σκοπούς τελείται υπό την νομική βάση ότι η επεξεργασία είναι απαραίτητη για την εκτέλεση της μεταξύ μας σύμβασης και για τη συμμόρφωση της Εταιρείας με τις εκ του νόμου υποχρεώσεις της, καθώς και για τη διασφάλιση των εννόμων συμφερόντων της, σύμφωνα με τα άρθρα 6 και 45–46 του ΓΚΠΔ και παράλληλα, είτε σε απόφαση επάρκειας της Ευρωπαϊκής Επιτροπής (π.χ. EU–US Data Privacy Framework για διαβιβάσεις προς τις ΗΠΑ, αποφάσεις επάρκειας για το Ισραήλ και το Ηνωμένο Βασίλειο), ή στις Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες του άρθρου 46 παρ. 1(γ) ΓΚΠΔ για χώρες που δεν περιλαμβάνονται στη λίστα εγκεκριμένων χωρών, συμπεριλαμβανομένων των τυποποιημένων συμβατικών ρητρών που εφαρμόζουν οι αντίστοιχοι πάροχοι υπηρεσιών.

Χρονικό διάστημα τήρησης των δεδομένων

Η Εταιρεία έχει ορίσει και εφαρμόζει τους παρακάτω χρόνους τήρησης στο πλαίσιο της επεξεργασίας των προσωπικών σας δεδομένων. Τα δεδομένα σας τηρούνται για διάστημα ίσο με τον χρόνο που είναι απολύτως αναγκαίος για την επίτευξη του κάθε επιμέρους σκοπού.

Τα δεδομένα που αφορούν τιμολόγια και λοιπά φορολογικά παραστατικά τηρούνται για χρονικό διάστημα έξι (6) ετών, σύμφωνα με το άρθρο 84 παρ. 1 του Ν. 2238/1994 και τον Ν. 4174/2013 (Κώδικας Φορολογικής Διαδικασίας).

Τα λοιπά δεδομένα προμηθευτών/συνεργατών, όπως στοιχεία επικοινωνίας, συμβατικά στοιχεία και λοιπά δεδομένα που δεν εμπίπτουν σε ειδικές φορολογικές υποχρεώσεις, τηρούνται για πέντε (5) έτη από την ολοκλήρωση της μεταξύ μας σύμβασης ή συνεργασίας, βάσει των γενικών διατάξεων περί παραγραφής αστικών αξιώσεων και των αρχών του ΓΚΠΔ.

Σημειώνεται ότι σε περίπτωση δικαστικής αντιδικίας, τα προσωπικά δεδομένα που σας αφορούν θα τηρούνται σε κάθε περίπτωση μέχρι την έκδοση αμετάκλητης δικαστικής απόφασης.

Δικαιώματα του υποκειμένου των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα

Σύμφωνα με το ΓΚΠΔ, ως υποκείμενο των δεδομένων, έχετε τα ακόλουθα δικαιώματα, τα οποία δύνανται να ασκηθούν κατά περίπτωση:

Δικαίωμα πρόσβασης στα προσωπικά σας δεδομένα

Έχετε το δικαίωμα να λαμβάνετε από την Εταιρεία ως υπεύθυνο επεξεργασίας επιβεβαίωση για το κατά πόσον ή όχι τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που σας αφορούν υπόκεινται σε επεξεργασία καθώς και πρόσβαση σε πληροφορίες που σχετίζονται με τον τρόπο επεξεργασίας των προσωπικών σας δεδομένων (π.χ. σκοπούς επεξεργασίας, κατηγορίες δεδομένων, ,αποδέκτες, χρονικό διάστημα τήρησης κ.λπ) καθώς και να λαμβάνετε αντίγραφο των δεδομένων σας.

Δικαίωμα διόρθωσης/συμπλήρωσης των δεδομένων σας

Έχετε το δικαίωμα να αιτηθείτε από την Εταιρεία να προβεί χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση στη διόρθωση ανακριβών δεδομένων ή το δικαίωμα να απαιτήσετε τη συμπλήρωση ελλιπών προσωπικών δεδομένων, μεταξύ άλλων μέσω συμπληρωματικής δήλωσης.

Δικαίωμα διαγραφής/ δικαίωμα στη λήθη

Έχετε το δικαίωμα να ζητήσετε από την Εταιρεία τη διαγραφή δεδομένων που σας αφορούν όταν η επεξεργασία τους δεν είναι νόμιμη η δεν απαιτείται πια για την επίτευξη των παραπάνω σκοπών

Δικαίωμα περιορισμού της επεξεργασίας

Έχετε το δικαίωμα να εξασφαλίζετε από την Εταιρεία να περιορίσει την επεξεργασία των δεδομένων σας αποκλειστικά στην πράξη αποθήκευσης αυτών, υπό τις προϋποθέσεις που προβλέπει ο Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Προσωπικών Δεδομένων ΕΕ 679/2016

Δικαίωμα εναντίωσης στην επεξεργασία των δεδομένων σας

Έχετε το δικαίωμα να αντιτάσσεστε, ανά πάσα στιγμή και για λόγους που σχετίζονται με την ιδιαίτερη κατάστασή σας, στην επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που σας αφορούν, όταν αυτή διενεργείται επί της βάσης του εννόμου συμφέροντος της Εταιρείας.

Δικαίωμα φορητότητας των δεδομένων σας

Έχετε το δικαίωμα να λαμβάνετε τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που σας αφορούν, και τα οποία έχετε παράσχει στην Εταιρεία, σε δομημένο, κοινώς χρησιμοποιούμενο και αναγνώσιμο από μηχανήματα μορφότυπο, καθώς και το δικαίωμα να διαβιβάζετε τα εν λόγω δεδομένα σε άλλον υπεύθυνο επεξεργασίας χωρίς αντίρρηση από τον υπεύθυνο επεξεργασίας στον οποίο παρασχέθηκαν αρχικώς τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα.

Δικαίωμα ανάκλησης της συγκατάθεσής σας

Στις περιπτώσεις που η επεξεργασία των δεδομένων σας, για κάποιον συγκεκριμένο σκοπό, βασίζεται στην προηγούμενη, εκ μέρους σας, παροχή συγκατάθεσης προς την επεξεργασία, έχετε το δικαίωμα να ανακαλέσετε την συγκατάθεσή σας με αποτέλεσμα η επεξεργασία να μην συνεχιστεί μελλοντικά.

Σημειώνεται ότι η ικανοποίηση των ανωτέρω δικαιωμάτων σας ενδέχεται να μην μπορεί να λάβει χώρα εκ μέρους της Εταιρείας, στον βαθμό που δεν πληρούνται οι εκ του νόμου προϋποθέσεις για την ικανοποίησή του ή που υφίσταται κάποια από τις προβλεπόμενες, εκ μέρους του Γενικού Κανονισμού για την Προστασία Προσωπικών Δεδομένων ΕΕ 679/2016, εξαιρέσεις ως προς την ικανοποίηση αυτών.

Άσκηση δικαιωμάτων

Εάν επιθυμείτε να λάβετε περαιτέρω πληροφορίες σχετικά με την επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων ή να ασκήσετε οποιοδήποτε εκ των ανωτέρω δικαιωμάτων σας, μπορείτε να απευθύνεται στην Εταιρεία:

μέσω φυσικής αλληλογραφίας προς τα γραφεία:

Ψυχικό Αττικής, οδ. Λαλέχου αρ. 1, Τ.Κ.15451

Υπόψη: Υπεύθυνου Προστασίας Δεδομένων (DPO)

μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων (DPO) της Εταιρείας , στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου dpo@techmellon.com .

Η απάντησή μας στο αίτημά σας θα λάβει χώρα εντός (1) ενός μηνός από τη λήψη του και δε συνεπάγεται κανένα κόστος για εσάς. Η ανωτέρω προθεσμία μπορεί να παραταθεί για χρονικό διάστημα δύο (2) επιπλέον μηνών, λόγω της πολυπλοκότητας ή του αριθμού των αιτημάτων, περίπτωση κατά την οποία θα ενημερωθείτε για την παράταση και τους λόγους αυτής το ταχύτερο δυνατό και το αργότερο εντός μήνα από την παραλαβή του αιτήματος.

Υποβολή καταγγελιών

Στην περίπτωση που θεωρείτε πως: α) δεν ικανοποιήθηκε επαρκώς και νομίμως κάποιο αίτημά σας ή β) το δικαίωμα στην προστασία των προσωπικών σας δεδομένων προσβάλλεται από κάποια επεξεργασία που πραγματοποιούμε, έχετε δικαίωμα να υποβάλλετε καταγγελία στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα ( https://www.dpa.gr/el/polites/katagelia_stin_arxi.)

Ασφάλεια προσωπικών δεδομένων

Η Εταιρεία εφαρμόζει σύστημα διαχείρισης ασφάλειας πληροφοριών για τη διασφάλιση του απόρρητου, την ασφάλεια της επεξεργασίας των δεδομένων και την προστασία τους από τυχαία ή αθέμιτη καταστροφή, απώλεια, αλλοίωση, απαγορευμένη διάδοση ή πρόσβαση, καθώς και από κάθε άλλη μορφή αθέμιτης επεξεργασίας.

Δεσμευόμαστε ότι έχουμε λάβει κατάλληλα οργανωτικά και τεχνικά μέτρα για την ασφάλεια και την προστασία των δεδομένων σας από κάθε μορφής τυχαία ή αθέμιτη επεξεργασία. Σημειώνεται ότι το ειδικά εξουσιοδοτημένο προσωπικό μας, το οποίο επεξεργάζεται τα προσωπικά σας δεδομένα, έχει λάβει την κατάλληλη εκπαίδευση, καθοδήγηση και ενημέρωση.

Τα μέτρα, που λαμβάνουμε, επανεξετάζονται και τροποποιούνται σε τακτά χρονικά διαστήματα ή όταν κρίνεται απαραίτητο βάσει των νέων αναγκών και τεχνολογικών εξελίξεων.

Ο προμηθευτής/συνεργάτης υποχρεούται να τηρεί αυστηρή εμπιστευτικότητα ως προς κάθε πληροφορία που λαμβάνει ή αποκτά στο πλαίσιο της παρούσας συνεργασίας και να συμμορφώνεται πλήρως με όλες τις πολιτικές, διαδικασίες και απαιτήσεις ασφάλειας πληροφοριών της Εταιρείας, όπως αυτές εκάστοτε ισχύουν. Η υποχρέωση αυτή περιλαμβάνει, ενδεικτικά, την εφαρμογή κατάλληλων τεχνικών και οργανωτικών μέτρων προστασίας, τον περιορισμό πρόσβασης μόνο σε εξουσιοδοτημένο προσωπικό, την άμεση γνωστοποίηση τυχόν περιστατικών ασφάλειας και τη διασφάλιση ότι τυχόν υπεργολάβοι δεσμεύονται από αντίστοιχες υποχρεώσεις. Οι υποχρεώσεις αυτές παραμένουν σε ισχύ και μετά τη λήξη της σύμβασης.

Η κατά τα ανωτέρω ενημέρωση αντικαθιστά κάθε προηγούμενη ενημέρωσή σας για την επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων.